Mỗi năm, Việt Nam xuất nhập khẩu hàng triệu tấn hàng hóa qua đường biển, đường bộ và đường hàng không. Theo số liệu Tổng cục Hải quan, năm 2024 kim ngạch xuất nhập khẩu đạt hơn 683 tỷ USD, trong đó phần lớn liên quan đến hình thức vận chuyển quốc tế. Đi cùng với đó là hàng loạt chứng từ cần chuẩn bị, đặc biệt là chứng từ vận tải – loại giấy tờ không thể thiếu trong thủ tục logistics, hải quan và thanh toán quốc tế.
Mục lục của bài viết
1. Chứng từ vận tải là gì?
Chứng từ vận tải là các loại giấy tờ do đơn vị vận chuyển (hãng tàu, hãng hàng không, nhà xe…) phát hành, xác nhận việc đã nhận hàng hóa và sẽ vận chuyển đến địa điểm đã thỏa thuận.
Đây là loại chứng từ quan trọng trong xuất nhập khẩu, không chỉ phục vụ cho việc làm thủ tục hải quan, mà còn là bằng chứng pháp lý trong trường hợp xảy ra tranh chấp, mất mát hoặc yêu cầu bảo hiểm.
2. Vai trò của chứng từ vận tải
Vận đơn đường biển không chỉ xác nhận hàng đã được gửi mà còn thể hiện quyền sở hữu lô hàng. Người giữ vận đơn gốc có quyền nhận hàng tại cảng đích.
Đây là cơ sở pháp lý quan trọng trong giao dịch quốc tế, bảo vệ quyền lợi cho cả người gửi và người nhận. Khi làm thủ tục thông quan, chứng từ vận tải là giấy tờ bắt buộc trong bộ hồ sơ hải quan.
Việc nộp đúng loại và đúng thông tin giúp kiểm tra nhanh, tránh lưu kho và phát sinh chi phí. Nếu khai sai, doanh nghiệp có thể bị trả hàng hoặc chậm giao hàng.
Trong thanh toán qua L/C, ngân hàng chỉ giải ngân khi có đủ chứng từ hợp lệ, bao gồm cả vận đơn. Thiếu hoặc sai vận đơn, tiền không được chuyển và dòng tiền doanh nghiệp bị ảnh hưởng.
Nếu hàng hóa bị hư hỏng hoặc mất mát, vận đơn là căn cứ để khiếu nại hãng tàu hoặc bảo hiểm. Các thông tin như số container, số seal, mô tả hàng hóa giúp xác định trách nhiệm liên quan. Khi phát hành vận đơn, hãng vận chuyển cam kết giao hàng đúng tuyến, đúng thời gian và an toàn. Đây cũng là bằng chứng quan trọng nếu có tranh chấp trong quá trình vận chuyển.
3. Các loại chứng từ vận tải phổ biến hiện nay
Trong quá trình vận chuyển hàng hóa, việc sử dụng các chứng từ vận tải chính thức không chỉ giúp đảm bảo quyền lợi cho người gửi hàng mà còn giúp theo dõi, kiểm tra và xác nhận thông tin hàng hóa một cách chính xác. Mỗi phương thức vận chuyển đều yêu cầu các chứng từ đặc thù, phù hợp với đặc điểm và quy trình của từng loại hình vận tải. Hãy cùng tìm hiểu về các loại chứng từ vận tải phổ biến hiện nay, từ vận đơn đường biển đến giấy gửi hàng đường sắt, để nắm rõ cách thức quản lý và sử dụng chúng trong thực tế.
a. Vận đơn đường biển (Bill of Lading)
Dùng cho hàng hóa đi đường biển. Có hai loại phổ biến là vận đơn gốc và vận đơn điện giao hàng. Vận đơn này thường có 3 bản chính, do hãng tàu hoặc đơn vị giao nhận phát hành.
b. Vận đơn hàng không
Áp dụng cho hàng hóa đi bằng đường hàng không. Loại vận đơn này không thể chuyển nhượng, chỉ có 1 bản gốc và do hãng bay phát hành.
c. Giấy gửi hàng đường bộ
Dùng cho hàng hóa đi bằng xe tải hoặc container nội địa và quốc tế. Giấy này ghi rõ thông tin lô hàng, điểm nhận, điểm giao và đơn vị vận chuyển.
d. Giấy gửi hàng đường sắt
Áp dụng khi hàng hóa được vận chuyển bằng tàu hỏa. Được sử dụng phổ biến trong các tuyến hành lang kinh tế như Trung Quốc – Lào – Việt Nam hoặc Trung – Âu.
4. Quy định mới nhất về chứng từ vận tải
Với sự phát triển của thương mại quốc tế và yêu cầu ngày càng cao trong việc quản lý hàng hóa, các quy định về chứng từ vận tải ngày càng được siết chặt và yêu cầu khắt khe hơn. Để đảm bảo việc vận chuyển diễn ra suôn sẻ, các chứng từ vận tải cần phải tuân thủ các quy định sau, đặc biệt là từ năm 2025:
- Thông tin rõ ràng và đầy đủ: Phải ghi rõ thông tin của đơn vị vận chuyển, người gửi, người nhận và thông tin về hàng hóa, bao gồm loại hàng, số lượng, trọng lượng và điểm xuất phát, điểm đến.
- Chữ ký và dấu xác nhận: Tất cả chứng từ cần có chữ ký và dấu xác nhận của bên vận chuyển để đảm bảo tính hợp pháp và xác thực của các thông tin.
- Khai báo điện tử: Việc khai báo thông tin phải thực hiện qua hệ thống hải quan điện tử của từng quốc gia, giúp tăng cường tính minh bạch và quản lý hiệu quả.
- Yêu cầu bản vận đơn gốc: Một số tuyến vận chuyển đặc biệt yêu cầu phải có bản vận đơn gốc để hàng hóa có thể được nhận hoặc giao nhận.
Với những quy định này, các doanh nghiệp cần chú ý và chuẩn bị đầy đủ để tránh những rủi ro không đáng có trong quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa từ năm 2025 trở đi.
5. Những lưu ý khi kiểm tra chứng từ vận tải
Khi thực hiện quy trình xuất nhập khẩu, việc kiểm tra chứng từ là một bước quan trọng giúp đảm bảo rằng hàng hóa được vận chuyển một cách chính xác và suôn sẻ. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng mà bạn cần chú ý khi kiểm tra chứng từ vận tải:
- Kiểm tra kỹ mã số container, số niêm phong, thông tin hàng hóa, cảng đi và cảng đến
- Đảm bảo thông tin khớp với invoice và packing list
- Nếu sử dụng vận đơn gốc, cần nộp đủ các bản chính để được nhận hàng
- Tránh sai tên người nhận hoặc thông tin không khớp vì dễ bị chậm thông quan
Kết luận
Chứng từ vận tải đóng vai trò như “chìa khóa pháp lý” cho toàn bộ quá trình vận chuyển hàng hóa quốc tế. Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ, chính xác và tuân thủ đúng quy định để đảm bảo việc giao nhận, thông quan và thanh toán được diễn ra suôn sẻ.
Fobtrans với kinh nghiệm hơn 10 năm trong ngành logistics – luôn hỗ trợ khách hàng chuẩn bị chứng từ đúng chuẩn, đúng thời hạn và phù hợp với quy định tại mỗi thị trường. Liên hệ mình nha!
