Trong lĩnh vực logistics, các thuật ngữ chuyên môn thường được sử dụng với tần suất cao. Trong đó, “truyền tờ khai” và “mở tờ khai” là hai khái niệm quen thuộc nhưng lại dễ bị hiểu nhầm, thậm chí thay thế cho nhau. Trên thực tế, đây là hai bước hoàn toàn khác nhau trong quy trình thông quan. Khác biệt cả về bản chất, nghiệp vụ thực hiện lẫn vai trò trong tiến độ xử lý hàng hóa.
Mục lục của bài viết
1. Truyền tờ khai là gì?
Truyền tờ khai là bước thao tác khai báo đầu tiên trong quy trình thông quan xuất nhập khẩu. Đây là giai đoạn doanh nghiệp hoặc đơn vị dịch vụ logistics nhập và gửi dữ liệu thông tin lô hàng lên hệ thống điện tử của Hải quan Việt Nam.
Ở bước này, nhân viên khai báo sẽ nhập đầy đủ thông tin lô hàng trên phần mềm khai báo. Thường phổ biến nhất là ECUS5 và VNACCS các thông tin như:
- Thông tin doanh nghiệp xuất, nhập khẩu
- Mã HS hàng hóa
- Trị giá, số lượng, đơn giá
- Cảng xếp, cảng dỡ
- Hình thức xuất nhập khẩu
Sau khi kiểm tra, tờ khai điện tử sẽ được truyền lên hệ thống của Tổng cục Hải quan.
2. Mục đích của việc truyền tờ khai hải quan
Sau khi truyền thành công, Hải quan sẽ tiếp nhận dữ liệu và cấp số tờ khai chính thức. Sau đó, tờ khai sẽ tự động được phân luồng. Đây là kết quả cực kỳ quan trọng, vì sẽ quyết định toàn bộ các bước xử lý tiếp theo.
Truyền tờ khai thực chất chưa đồng nghĩa với thông quan. Doanh nghiệp chỉ mới biết được luồng kiểm tra hàng hóa. Nếu hồ sơ hoặc thông tin khai báo sai, tờ khai có thể bị phân luồng đỏ cao; bị yêu cầu sửa đổi, bổ sung hoặc kéo dài thời gian xử lý
3. Mở tờ khai là gì?
Mở tờ khai là giai đoạn thực hiện các thủ tục hải quan thực tế sau khi tờ khai đã được truyền và phân luồng. Đây là bước doanh nghiệp làm việc trực tiếp với cơ quan Hải quan. Nhằm chứng minh tính hợp lệ, hợp pháp của lô hàng.
Nếu “truyền tờ khai” là thao tác kỹ thuật trên hệ thống. Thì “mở tờ khai” là nghiệp vụ xử lý hồ sơ và kiểm tra hàng hóa trong thực tế. Việc mở tờ khai sẽ phụ thuộc hoàn toàn vào kết quả phân luồng.
4. Mở tờ khai theo luồng Hải quan
Mỗi luồng hải quan sẽ tương ứng với mức độ kiểm tra khác nhau và ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian cũng như chi phí thông quan.
4.1. Mở tờ khai trong trường hợp luồng xanh
Đối với tờ khai phân vào luồng xanh, hệ thống hải quan tự động chấp nhận toàn bộ thông tin đã khai báo mà không yêu cầu doanh nghiệp xuất trình hồ sơ giấy hay kiểm tra thực tế hàng hóa. Trong trường hợp này, tờ khai thường được thông quan điện tử ngay sau khi truyền thành công.
Doanh nghiệp chỉ cần hoàn tất nghĩa vụ thuế là có thể tiến hành các bước tiếp theo như lấy hàng hoặc giao hàng theo kế hoạch.
4.2. Mở tờ khai trong trường hợp luồng vàng
Khi tờ khai bị phân vào luồng vàng, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện bước mở tờ khai theo đúng nghiệp vụ. Đơn vị khai báo cần chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ hải quan giấy theo quy định. Bao gồm các chứng từ liên quan như hợp đồng, hóa đơn thương mại, vận đơn, packing list… để nộp cho cán bộ hải quan kiểm tra. Khi hồ sơ đáp ứng yêu cầu, tờ khai mới được chấp nhận thông quan.
4.3. Mở tờ khai trong trường hợp luồng đỏ
Luồng đỏ là mức kiểm tra cao nhất trong quy trình thông quan hải quan. Cơ quan hải quan sẽ kiểm tra cả hồ sơ giấy lẫn thực tế hàng hóa. Doanh nghiệp không chỉ cần chuẩn bị đầy đủ chứng từ mà còn phải phối hợp với hải quan trong việc mở container hoặc kiện hàng để phục vụ công tác kiểm hóa.
Quá trình kiểm tra thực tế hàng hóa có thể làm kéo dài thời gian thông quan. Và phát sinh thêm các chi phí như phí kiểm hóa, phí lưu kho, lưu bãi hoặc chi phí nhân công. Vì vậy, việc hiểu rõ quy trình mở tờ khai và chủ động phối hợp với các bên liên quan là yếu tố quan trọng để hạn chế tối đa rủi ro và chi phí phát sinh.
5. Kết luận
Dù thường được sử dụng chung, “truyền tờ khai” và “mở tờ khai” là hai bước hoàn toàn khác nhau trong quy trình thông quan. Hiểu đúng quy trình không chỉ giúp doanh nghiệp làm việc hiệu quả. Mà còn là chìa khóa để tối ưu chi phí, thời gian và giảm thiểu rủi ro pháp lý.
Với hơn 10 năm kinh nghiệm với hàng ngàn khách hàng doanh nghiệp, Fobtrans tự tin cung cấp giải pháp logistics toàn diện và chuyên nghiệp, giúp Quý Khách hàng, Quý Đối tác nhập khẩu hàng hóa nhanh chóng và hiệu quả. Fobtrans đồng hành cùng doanh nghiệp từ khâu vận chuyển quốc tế, làm giấy tờ, thủ tục thông quan đến giao hàng nội địa, giúp khách hàng tối ưu chi phí và rút ngắn thời gian vận chuyển.
Nếu bạn cần tư vấn thủ tục, hồ sơ hoặc dịch vụ nhập khẩu chính ngạch trọn gói. Hãy liên hệ ngay với Fobtrans Logistics để được hỗ trợ từ A–Z nha!
