Khai báo hải quan điện tử là bước bắt buộc trong mọi lô hàng xuất khẩu và quyết định trực tiếp đến tiến độ giao hàng của doanh nghiệp. Việc khai đúng, đủ và chuẩn theo quy định không chỉ giúp hàng hóa thông quan nhanh chóng mà còn tránh được các rủi ro như phân luồng đỏ, kiểm hóa hoặc xử phạt hành chính.
Bài viết dưới đây của Fobtrans sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình khai báo hải quan điện tử hàng xuất khẩu mới nhất 2025 kèm theo những lưu ý quan trọng để doanh nghiệp tối ưu thời gian và hạn chế sai sót khi làm thủ tục hải quan.
Mục lục của bài viết
1. Khai báo hải quan điện tử là gì?
Khai báo hải quan điện tử là việc doanh nghiệp gửi dữ liệu tờ khai và bộ chứng từ xuất khẩu lên hệ thống VNACCS/VCIS của Hải quan Việt Nam thông qua phần mềm được cấp phép. Có 2 hình thức khai báo chính:
- Khai báo trực tiếp trên VNACCS/VCIS
- Khai báo qua phần mềm hải quan điện tử (bên thứ ba). Ví dụ: ECUS5-VNACCS, FPT.TQDT, Viettel,… kết nối trực tiếp với hệ thống VNACCS/VCIS
Nói đơn giản, đây là bước cung cấp dữ liệu cho cơ quan hải quan để kiểm tra, đối chiếu. Để từ ra quyết định cho phép hàng hóa có được xuất khẩu hay không.
Việc khai báo hải quan điện tử là bắt buộc khi xuất nhập khẩu hàng hóa bởi:
- Cơ quan hải quan sẽ căn cứ vào thông tin khai báo để tính đúng thuế, phí (nếu có)
- Quản lý, giám sát và ngăn chặn hàng hóa thuộc danh mục cấm
- Đảm bảo hàng hóa đáp ứng đủ điều kiện, đúng quy định với từng nhóm HS
- Tạo minh bạch cho doanh nghiệp, tránh vi phạm và truy thu sau thông quan
2. Căn cứ pháp lý khai báo hải quan điện tử hàng xuất khẩu
Để thực hiện đúng và đầy đủ thủ tục khai báo hải quan điện tử, doanh nghiệp cần nắm vững hệ thống văn bản pháp lý điều chỉnh hoạt động xuất khẩu. Đây là cơ sở để xác định chính xác trách nhiệm và nghĩa vụ trước khi truyền tờ khai.
Doanh nghiệp cần lưu ý các văn bản pháp lý sau:
- Luật Hải quan 2014
- Luật Thuế xuất nhập khẩu 2016
- Nghị định 08/2015/NĐ-CP và 59/2018/NĐ-CP (sửa đổi)
- Nghị định 128/2020/NĐ-CP (xử phạt VPHC trong lĩnh vực hải quan)
- Thông tư 38/2015/TT-BTC và 39/2018/TT-BTC
- Thông tư 22/2014/TT-BTC về thủ tục HQĐT
Đồng thời, doanh nghiệp cũng cần kiểm tra thêm:
- Quy định theo mã HS
- Yêu cầu về giấy phép xuất khẩu (nếu thuộc danh mục quản lý)
- Chính sách về thuế, chính sách quản lý chuyên ngành
Trường hợp không chắc chắn, doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến từ đại lý hải quan hoặc đơn vị có chuyên môn để tránh rủi ro không đáng có.
3. Quy trình khai báo hải quan điện tử hàng xuất khẩu
Quy trình khai báo hải quan điện tử cho hàng xuất khẩu gồm 5 bước chính. Dưới đây là cách triển khai chi tiết từng bước để doanh nghiệp có thể tham khảo:
Bước 1: Chuẩn bị chứng từ
Trước khi truyền tờ khai, doanh nghiệp cần đảm bảo bộ chứng từ phục vụ cho việc khai báo đã sẵn sàng. Thông thường, hồ sơ xuất khẩu sẽ bao gồm:
- Booking của hãng tàu hoặc đại lý
- Hóa đơn thương mại (Invoice)
- Phiếu đóng gói (Packing List)
- Giấy phép xuất khẩu nếu hàng thuộc diện quản lý
- Hợp đồng (không bắt buộc nhưng cần có khi hải quan yêu cầu
Khi chứng từ đã đầy đủ, việc nhập dữ liệu lên hệ thống VNACCS sẽ thuận lợi và hạn chế tình trạng khai sai dẫn đến phân luồng kiểm tra.
Bước 2: Truyền tờ khai lên hệ thống VNACCS/VCIS
Doanh nghiệp sử dụng phần mềm khai báo để nhập các chỉ tiêu theo đúng quy định. Khi tờ khai được truyền thành công, bạn cần đính kèm invoice lên phần mềm Ecus5 ở mục “quản lý tờ khai”. Trường hợp hàng hóa cần giấy phép, doanh nghiệp cần xin trước giấy phép và kê khai chính xác, đầy đủ trên tờ khai
Bước 3: Chuẩn bị hồ sơ mở tờ khai theo kết quả phân luồng
Sau khi biết kết quả phân luồng, doanh nghiệp sẽ tiến hành chuẩn bị hồ sơ tương ứng.
- Nếu tờ khai ở luồng xanh, bạn chỉ cần in mã vạch và tờ khai thông quan. Đây là mức kiểm tra thấp nhất nên thủ tục tương đối nhanh.
- Nếu tờ khai vào luồng vàng, hồ sơ sẽ được cơ quan hải quan kiểm tra chi tiết hơn. Doanh nghiệp cần trình bộ chứng từ gồm invoice, packing list, giấy phép (nếu có) kèm theo các giấy tờ liên quan khác. Hải quan sẽ tiến hành đối chiếu thông tin. Nếu không có sai sót, tờ khai sẽ được thông quan.
- Nếu tờ khai vào luồng đỏ, ngoài kiểm tra hồ sơ, doanh nghiệp phải phối hợp kiểm hóa. Nếu hàng hóa đúng như khai báo, tờ khai sẽ được thông quan ngay sau khi kiểm hóa hoàn tất.
Bước 4: Hoàn tất thủ tục trực tiếp
Sau khi tờ khai thông quan, doanh nghiệp mang tờ khai và mã vạch đến đơn vị giám sát tại cảng, ICD hoặc sân bay. Sau đó chuẩn bị thủ tục đưa hàng vào khu vực giám sát.
Bước 5: Hải quan xác nhận
Ở bước cuối cùng, hải quan tiến hành quét mã vạch và kiểm tra thông tin tờ khai. Khi mọi dữ liệu trùng khớp và không có nghi vấn, hải quan sẽ xác nhận hàng qua khu vực giám sát. Lúc này, lô hàng chính thức hoàn thành thủ tục hải quan và sẵn sàng được xếp lên tàu, lên máy bay hoặc vận chuyển theo phương thức phù hợp.
4. Kết luận
Quy trình khai báo hải quan điện tử hàng xuất khẩu nhìn chung không quá phức tạp. Nhưng đòi hỏi doanh nghiệp phải nắm chắc từng bước và chuẩn bị chứng từ cẩn thận. Chỉ cần một sai sót nhỏ trong khâu khai báo cũng có thể khiến tờ khai bị chuyển luồng hoặc bị kiểm hóa, gây chậm tiến độ và phát sinh chi phí. Nếu chưa có kinh nghiệm, doanh nghiệp nên ưu tiên sử dụng dịch vụ khai báo để tiết kiệm thời gian và tránh rủi ro kiểm hóa, truy thu sau thông quan.
Với hơn 10 năm kinh nghiệm với hàng ngàn khách hàng doanh nghiệp, Fobtrans tự tin cung cấp giải pháp logistics toàn diện và chuyên nghiệp, giúp Quý Khách hàng, Quý Đối tác nhập khẩu hàng hóa nhanh chóng và hiệu quả. Fobtrans đồng hành cùng doanh nghiệp từ khâu tìm nguồn hàng, vận chuyển quốc tế, làm giấy tờ, thủ tục thông quan đến giao hàng nội địa, giúp khách hàng tối ưu chi phí và rút ngắn thời gian vận chuyển.
Nếu bạn cần tư vấn thủ tục, hồ sơ hoặc dịch vụ nhập khẩu chính ngạch trọn gói hãy liên hệ ngay với Fobtrans Logistics để được hỗ trợ từ A–Z nha!
